Gestion Électronique de Document
Fin du gaspillage papier. Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.
Zeendoc est une application de gestion des documents unique sur le marché ! Rechercher, diffuser et partager avec vos collaborateurs les informations en quelques secondes. Grâce à Zeendoc, simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.
GAGNEZ DU TEMPS ET DE L’ARGENT : La dématérialisation vous permet non seulement de réduire vos coûts d’impression et d’envois, de gagner du temps et de l’espace, et d’être plus écologique. Le temps de la facture papier est révolu, nous vous accompagnons dans votre transformation digitale.
NE PERDEZ RIEN, N’OUBLIEZ RIEN : Zeendoc GED est l’application de gestion et de valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans votre entreprise. Centraliser l’ensemble des informations dans une base documentaire unique. Zeendoc analyse et classe automatiquement les documents et protège et sécurise vos informations.
Factures fournisseurs
Avec Zeendoc, vos factures seront parfaitement reconnues et archivées grâce à la reconnaissance de caractères. En interrogeant, grâce à des mots clés, vous retrouvez automatiquement la facture recherchée. Votre plan comptable est intégré dans l’outil et vos factures sont indexées automatiquement, générant les écritures comptables dans votre logiciel de gestion.
Avec cette solution vous vous débarrassez des tâches sans valeur ajoutée, souvent source d’erreurs, et vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité.
Factures clients
Réduisez vos coûts jusqu’à 80% grâce à la signature électronique (certificat RGS) et l’archivage à valeur probante (CDC Arkhinéo / Caisse des Dépôts).
Vos clients font partie d’une institution de l’Etat ? Envoyez vos factures directement sur la plateforme Chorus Pro.
En 4 points :
- Gestion des devis, commandes, bons de livraisons et factures
- Envoi multicanal de vos factures (mail, Chorus pro ou envoi postal)
- Signature électronique de vos contrats
- Suivi et relances clients
Bulletins de salaire
Directement depuis Zeendoc, vous gérez la distribution et
l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques
clics et optimisez la traçabilité et la confidentialité de vos
documents.
Le bulletin est déposé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible 24h/24, 7/7 avec un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.
Notes de frais
Zeendoc facilite aussi la vie de vos employés. Ils prennent en photo leurs factures avec l’application mobile, et envoient leurs notes de frais immédiatement via leur
smartphone.
Ainsi, ils n’auront plus jamais à se soucier des pertes de tickets de caisse. De plus, leurs dépenses professionnelles sont tout de suite envoyées au logiciel comptable et donc, partagées avec les responsables de votre entreprise.
Passerelle comptable
Zeendoc permet d’archiver une très large variété de typologies de documents, qu’ils soient d’origine numérique ou papier.
Ces documents sont classés selon un plan de classement défini avec vous en fonction de vos besoins. Pour des documents fournisseurs par exemple, on caractérise habituellement les documents de la manière suivante :
- Quel est le type de document ?
- Quel est le nom du fournisseur ?
- Quel est la date du document ?
- Quel est la référence du document ?
- Quels sont les montants HT/TVA/TTC du document ?
- Quelle est la date d’échéance du document ?
Zeendoc vous permet de saisir ces informations sur chaque facture et d’apprendre petit à petit comment sont structurées les factures. Progressivement il pré-renseigne à votre place une partie de ces informations sur les documents.
Demande de congés
Zeendoc peut faciliter la gestion de vos demandes de congés grâce à un formulaire en ligne accessible depuis un espace unique.
En plus du formulaire, un calendrier des congés permet d’avoir accès aux dates de congés de l’ensemble des salariés.